Zijn uw schoonmakers wel echt ‘schoon’?

 

Uiteraard willen we allemaal in een schoon, fris en opgeruimd kantoor onze werkzaamheden doen. Niets is dan ook fijner om te weten dat er regelmatig een schoonmaker langskomt die de prullenbakken leegt, het bureau stof- en koffievlekvrij maakt, de vloer een poetsbeurt geeft en zo nu en dan de ramen zeemt. In veel gevallen worden deze werkzaamheden door de schoonmakers voor of na kantoortijden gedaan. Dit zijn de momenten waarop het rustig is en weinig tot geen medewerkers aanwezig zijn. In veel kantoren is gevoelige informatie aanwezig. Denk hierbij aan losse documenten die op een bureau liggen, maar ook aan informatie dat op een whiteboard staat. In combinatie met een leeg kantoor kan de verleiding groot zijn om dergelijk informatie in te zien eventueel door te verkopen aan derden. Ik hoor u nu al denken: “Maar hoe weet ik nou zeker dat onze schoonmaker buiten kantoortijden alleen de boel schoonmaakt en zich bijvoorbeeld niet bezig houdt met rondneuzen in vertrouwelijke zaken?”

 

Om maar gelijk met de deur in huis te vallen; honderd procent zeker weet u het nooit. Dit heeft te maken met het feit dat schoonmaken mensenwerk is en elk mens heeft, zoals we in een eerdere blog hebben aangegeven, een prijs heeft als het gaat om integriteit. Bij de één zal deze prijs lager zijn dan bij de ander. Maar dit neemt niet weg dat u kunt beïnvloeden of u integere schoonmakers aanneemt. In deze blog vertel ik u hier graag meer over.

 

Clean Desk Policy

De eerste mogelijkheid gaat niet zo zeer over de integriteit van een schoonmaker, maar heeft te maken met het verkleinen van de kans dat er vertrouwelijke informatie in handen komt van onbevoegde. Deze maatregel noemt men de Clean Desk/Screen Policy. Bij een dergelijke policy is het de bedoeling dat bij het verlaten van het bureau gevoelige documenten en andere gegevens veilig worden opgeborgen in een afgesloten lade en dat het scherm van de computer wordt vergrendelt. Door deze policy in te voeren, verkleint u de kans dat er informatie in verkeerde handen komt. Hoewel dit een goede en effectieve maatregel is, zegt deze maatregel niet veel over de integriteit van een schoonmaker.

 

Screening en Integriteit

Het risico op het aannemen van niet integere schoonmakers, en daarmee het risico op het verliezen van vertrouwelijke informatie, verkleint kan worden met behulp van een screening. Door middel van een screening kan een conclusie worden gegeven over de integriteit van een schoonmaker.

 

Verklaring Omtrent Gedrag

Veel schoonmaakbedrijven vermelden dat zij hun schoonmakers screenen. Dit is in de meeste gevallen echter niet meer van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). In een eerdere blog hebben we besproken waarom alleen een VOG vaak onvoldoende is. Het komt erop neer dat een VOG alleen terugkijkt in de Justitiële gegevens van de aanvrager en geen andere gegevens gebruikt. Als uit de screening blijkt dat de kandidaat fraude heeft gepleegd, maar hiervoor niet eerder tegen de lamp gelopen is, is dit niet meegenomen bij de beoordeling van de VOG aanvraag. Terwijl dit wel een ernstig integriteitsrisico kan vormen voor de nieuwe werkgever.

 

Kortom: met een Clean Desk Policy kunt u voorkomen dat gevoelige informatie wordt ingezien door onbevoegden. Maar met het laten screenen van uw schoonmakers, kunt in een vroeg stadium een conclusie trekken over de integriteit van uw (toekomstige) schoonmakers en draagt u bij aan ‘schone’ schoonmakers binnen uw organisatie.